5 digitale Lösungen, mit denen Unternehmen die E-Rechnungspflicht umsetzen können
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Für kleinere Unternehmen greift die Pflicht zur Ausstellung ab 2027 vollständig. Was zunächst nach zusätzlichem Verwaltungsaufwand aussieht, bietet zugleich Potenzial: Unternehmen, die ihre digitalen Abläufe frühzeitig passend aufsetzen, können dauerhaft Zeit sparen, Fehler verringern und eine tragfähige Basis für weiteres Wachstum schaffen.
Die E-Rechnungspflicht beschränkt sich nicht auf die Finanzbuchhaltung. Vielmehr braucht es ein abgestimmtes Zusammenspiel digitaler Lösungen, damit Rechnungen richtig erzeugt, sicher versendet, revisionssicher abgelegt und ohne Unterbrechung weiterverarbeitet werden. Diese fünf Lösungen schaffen dafür die Grundlage.
1. Sage: Software für Buchhaltung und E-Rechnungen
Für Unternehmen, die die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen wollen, bildet Sage einen passenden Ausgangspunkt. Die Software unterstützt die vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung, erlaubt die unmittelbare Übermittlung an Behörden und Geschäftspartner und unterstützt GoBD-konforme Abläufe über den gesamten Rechnungsprozess hinweg.
Anstatt Rechnungen manuell in einer Tabellenkalkulation anzulegen und anschließend als PDF zu verschicken, verarbeitet Sage den Ablauf automatisiert in einem strukturierten Datenformat. Gleichzeitig wird die Buchhaltung automatisch fortgeschrieben, wodurch doppelte Eingaben entfallen. Unternehmen ohne professionelle Buchhaltungssoftware können den bevorstehenden Wandel daher als geeigneten Zeitpunkt für die Einführung nutzen.
Warum das wichtig ist: Sage schafft die Basis für rechtskonforme E-Rechnungen nach deutschem Recht und reduziert manuellen Aufwand an einer zentralen Stelle des Gesamtprozesses.
2. Personio oder Haufe Akademie: Plattformen für Mitarbeiterschulungen
Technische Systeme reichen allein nicht aus. Mit der E-Rechnung verändern sich Arbeitsprozesse in Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen wissen, welche Formate künftig relevant sind, wie die Software genutzt wird, wie Eingangsrechnungen zu behandeln sind und welche Schritte bei Fehlern erforderlich sind.
Mit Plattformen wie Personio lassen sich interne Schulungsmaßnahmen organisieren und dokumentieren. Die Haufe Akademie bietet spezielle Weiterbildungen zu den rechtlichen und technischen Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Gut vorbereitete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entscheiden darüber, ob die Umstellung reibungslos verläuft oder zu Fehlern und Verzögerungen führt.
Warum das wichtig ist: Auch die beste Software bringt ohne geschulte Mitarbeiter wenig Nutzen. Weiterbildung ist bei der Einführung neuer gesetzlicher Vorgaben stets eine sinnvolle Investition.
3. DATEV-Schnittstelle oder Boomi: Plattform für Integration und Middleware
In zahlreichen Unternehmen laufen unterschiedliche Systeme gleichzeitig, etwa Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kundenportal und möglicherweise ein ERP-System. Damit E-Rechnungen ohne manuelle Übertragung zuverlässig zwischen diesen Anwendungen weitergegeben werden, ist eine stabile Integrationsebene notwendig.
Middleware-Lösungen und Schnittstellenplattformen stellen sicher, dass Rechnungsdaten automatisch, im passenden Format und ohne Medienbrüche an den jeweiligen Zielort gelangen. Das spart Zeit, senkt die Fehleranfälligkeit und sorgt dafür, dass die Unternehmenssysteme auch nach der Einführung von E-Rechnungen zuverlässig zusammenwirken.
Warum das wichtig ist: Medienbrüche und manuelle Datenübertragungen zählen zu den häufigsten Fehlerquellen bei der Rechnungsverarbeitung. Eine durchgängige Systemintegration ist Voraussetzung für einen tatsächlich effizienten E-Rechnungsablauf.
4. DocuSign oder Validated ID: Lösung für digitale Signaturen
Bei elektronischen Rechnungen müssen sowohl die Echtheit ihrer Herkunft als auch die Unversehrtheit ihres Inhalts gewährleistet sein. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine Möglichkeit, diese Anforderungen zu erfüllen. Plattformen wie DocuSign oder Validated ID ermöglichen die rechtssichere digitale Unterzeichnung von Dokumenten, ohne Papierunterlagen oder ein persönliches Erscheinen.
Im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht sind digitale Signaturen vor allem für B2B-Unternehmen relevant, die die Authentizität ihrer Rechnungen per Signatur absichern möchten, statt sich ausschließlich auf den strukturierten Datenaustausch zu stützen.
Warum das wichtig ist: Eine qualifizierte digitale Signatur bestätigt die rechtlich anerkannte Echtheit und Unversehrtheit elektronischer Dokumente und ist ein wesentlicher Baustein eines vollständig digitalen Rechnungsprozesses.
5. DocuWare oder ELO: Dokumentenmanagementsystem
E-Rechnungen sind revisionssicher zu archivieren. Das heißt, sie müssen im Originalformat unveränderbar gespeichert werden und jederzeit verfügbar sein. Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare oder ELO gewährleistet diese revisionssichere Ablage und bestätigt die GoBD-Konformität durch entsprechende Zertifizierungen.
Gerade die Archivierung wird von vielen Unternehmen als Teil der E-Rechnungspflicht unterschätzt. Das bloße Speichern in einem Serverordner erfüllt die gesetzlichen Vorgaben nicht. Ein zertifiziertes DMS stellt sicher, dass bei einer Betriebsprüfung sämtliche Belege vollständig und in der erforderlichen Form bereitstehen.
Warum das wichtig ist: Revisionssichere Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben und keine freiwillige Maßnahme. Ein zertifiziertes DMS hilft, Rückfragen und Beanstandungen des Finanzamts zu vermeiden.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Zu welchem Zeitpunkt wird die E-Rechnung für mein Unternehmen zur Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen bis Ende 2026 weiterhin andere Formate nutzen. Ab 2028 besteht die vollständige Pflicht für sämtliche Unternehmen. Dennoch sollte die letzte Frist nicht abgewartet werden, weil die technische Umstellung Zeit erfordert.
Worin unterscheidet sich eine PDF-Rechnung von einer tatsächlichen E-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung stellt ein digitales Abbild einer Rechnung dar und wird nach dem neuen Recht als „sonstige Rechnung“ eingestuft, nicht als E-Rechnung. Eine echte elektronische Rechnung enthält dagegen strukturierte, maschinenlesbare Daten in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Buchhaltungssysteme können diese Daten automatisch verarbeiten. Der Unterschied ist sowohl technisch als auch rechtlich wesentlich.
Was umfasst GoBD-Konformität, und weshalb spielt sie eine Rolle?
GoBD bezeichnet die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Darin ist geregelt, wie digitale Belege zu speichern, zu archivieren und für Betriebsprüfungen bereitzustellen sind. GoBD-konforme Software sorgt dafür, dass elektronische Dokumente nicht nachträglich geändert werden können und jederzeit zugänglich bleiben.
Lässt sich die E-Rechnungspflicht erfüllen, ohne die vorhandenen Systeme komplett auszutauschen?
In vielen Fällen ist das möglich. Moderne Buchhaltungs- und ERP-Software kann über Schnittstellen mit bestehenden Systemen verbunden werden, sodass ein vollständiger Austausch der Systemlandschaft nicht erforderlich ist. Maßgeblich ist, dass die eingesetzte Software die gesetzlich verlangten Formate unterstützt und eine GoBD-konforme Archivierung ermöglicht. Eine professionelle Beratung vor der Umstellung kann dabei helfen, den passenden Weg für die jeweilige Systemlandschaft zu bestimmen.
Welche Folgen hat es, wenn ein Unternehmen die Anforderungen nicht fristgerecht umsetzt?
Unternehmen, die elektronische Rechnungen nicht empfangen oder ausstellen können, müssen mit Verzögerungen bei der Rechnungsstellung, Schwierigkeiten im Geschäftsverkehr mit Partnern und Behörden sowie möglichen steuerlichen Folgen rechnen. Eine frühzeitige Vorbereitung ist der verlässlichste Weg, diese Risiken zu verhindern.
